Sachbezugswert für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten
Das Bundesministerium der Finanzen hat sich mit Schreiben v. 18.1.2019 (Aktenzeichen IV C 5 – S 2334/08/10006-01) zur steuerlichen Behandlung bei arbeitstäglichen Zuschüssen des Arbeitgebers zu Mahlzeiten des Arbeitnehmers in Form von Kantinenmahlzeiten und Essenmarken (Essengutscheine, Restaurantschecks) geäußert. Diese Fälle spielen in der Praxis der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine große Rolle. Die Möglichkeit des Ansatzes des sehr günstigen Sachbezugswerts ist bei der Lohnversteuerung und der Sozialversicherung sehr vorteilhaft.
Zum Hintergrund: Die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Essen und Trinken sind im Allgemeinen Kosten der privaten Lebensführung und damit keine Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Von diesem Grundsatz gibt es nur ganz wenige Ausnahmen. Dies bedeutet, wenn der Arbeitgeber ganz oder teilweise die Aufwendungen für die während der Arbeitszeit eingenommenen Mahlzeiten des Arbeitnehmers trägt, besteht darin grds. ein geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers, der lohnsteuer- und beitragspflichtig ist.
Hinsichtlich der Lohnversteuerung und der Sozialversicherung gibt es nun eine Besonderheit bei der Bewertung dergestalt, dass Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als Sachbezug zur Verfügung gestellt werden, mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind. Die Sachbezugswerte 2019 für Frühstück, Mittag- und Abendessen betragen bei arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt ausgegebenen Mahlzeiten wie folgt:
- für ein Mittag- oder Abendessen 3,30 € und
- für ein Frühstück 1,77 €.
Hinsichtlich der Anwendung der vergleichsweise günstigen Werte ist im ersten Schritt abzugrenzen, ob ein Sachlohn vorliegt und nicht etwa ein Geldzuschuss, über den der Arbeitnehmer frei verfügen kann. Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder auf Grund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass
- tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
- für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,
- der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,
- der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
- der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.
Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen.
Der Arbeitgeber hat die Verpflichtung, für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern. Diese Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken (sog. 15er-Regelung) erhält. Das vorliegende Schreiben der Finanzverwaltung stellt nun klar, dass die sog. 15er-Regelung für maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) im Kalendermonat gilt.
Der Arbeitgeber hat zudem die Nachweispflicht dafür, dass tatsächlich nur Mahlzeiten durch den Arbeitnehmer erworben werden können. Die Finanzverwaltung führt hierzu aus, dass ein solcher Nachweis auch durch Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen geführt werden kann.
Handlungsempfehlung:
Der Arbeitgeber kann entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren bedienen (z.B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber muss die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto nehmen.
Die Finanzverwaltung nimmt zu folgenden weiteren Einzelfällen Stellung:
- Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.
- Auch steht der Anwendung der Sachbezugswerte nicht entgegen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.
- Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Der Ansatz der Sachbezugswerte scheidet also aus. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.