Elektronische Kassensysteme: Weitere Übergangsregelung
Nach den gesetzlichen Vorgaben sind elektronische Kassensysteme spätestens seit dem 1.1.2020 durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Diese Sicherheitseinrichtung muss besonderen Anforderungen genügen und wird vom Kassensystemhersteller bereitgestellt. Die Finanzverwaltung beanstandet es aber wegen der erst sehr späten Verfügbarkeit der notwendigen Software nicht, dass grundsätzlich bis zum 30.9.2020 die Kassen noch nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt sind.
Hinweis:
Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die bisherigen Anforderungen (insb. Einzelaufzeichnungspflicht und revisionssichere Speicherung der Einzeldaten) erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen. Hierzu sollte vom Kassenhersteller eine entsprechende Bestätigung eingeholt werden.
Nun ist aber absehbar, dass viele Stpfl. die zeitliche Vorgabe zur Nachrüstung einer technischen Sicherheitseinrichtung nicht erfüllen können. Darüber hinaus werden auch diejenigen Unternehmen, die sich für eine cloudbasierte TSE-Lösung entschieden haben, die erforderliche Aufrüstung nicht fristgerecht durchführen können. Denn cloudbasierte TSE sind mangels abgeschlossener Zertifizierungsverfahren bislang noch nicht verfügbar. Daher kommt die Finanzverwaltung den Stpfl. weiter entgegen.
Im Grundsatz bleibt es dabei, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden müssen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen sind. Kann der Einbau der TSE bis zum 30.9.2020 nicht vorgenommen werden, so wird ein Aufschub unter den folgenden Voraussetzungen bis zum 31.3.2021 nicht beanstandet:
- Der Unternehmer hat die erforderliche Anzahl an TSE bei einem Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister nachweislich bis zum 30.9.2020 verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben oder
- es ist der Einbau einer cloudbasierten TSE vorgesehen, eine solche ist jedoch nachweislich noch nicht verfügbar.
Diese Voraussetzungen sind durch eine entsprechende Dokumentation festzuhalten, der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten und auf Verlangen vorzulegen.
Handlungsempfehlung:
Insbesondere ist also die Bestellung/Beauftragung der TSE bei dem Kassenhändler oder sonstigen Dienstleister zu dokumentieren. Dies ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Ein Antrag bei der Finanzverwaltung muss in diesen Fällen nicht gestellt werden.
Hinweis:
Nach derzeitigem Stand gilt diese weitere Übergangsregelung noch nicht bundesweit, aber in nahezu allen Bundesländern. Die Voraussetzungen für die Übergangsregelung unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland geringfügig.