Elektronische Kassensysteme: Rahmenbedingungen ab 1.1.2020
Ab 2020 ergeben sich weitere Verschärfungen für elektronische Kassensysteme:
- Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung: Grundsätzlich ist nach den gesetzlichen Vorgaben jedes eingesetzte elektronische Kassensystem ab dem 1.1.2020 durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Die Finanzverwaltung hat hierzu allerdings mitgeteilt, dass auf Grund der erst sehr späten Verfügbarkeit der notwendigen Software es grundsätzlich bis zum 30.9.2020 nicht beanstandet wird, wenn die Kassen noch nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt sind.
Hinweis:
Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die bisherigen Anforderungen (insb. Einzelaufzeichnungspflicht und revisionssichere Speicherung der Einzeldaten) erfüllen, aber bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden. Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen. Hierzu sollte vom Kassenhersteller eine entsprechende Bestätigung eingeholt werden.
- Mitteilungspflicht: Nach den neuen gesetzlichen Vorgaben gilt, dass Stpfl. eingesetzte elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1.1.2020 an die Finanzämter melden müssen. Dies betrifft insbesondere elektronische Kassensysteme. Dem zuständigen Finanzamt sind u.a. die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen mitzuteilen.
Hinweis:
Die Meldung muss auf dem amtlichen Vordruck erfolgen. Dieser liegt aktuell allerdings noch nicht vor. Wurde das elektronische Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft, gilt eine Meldefrist bis zum 31.1.2020.
- Belegausgabepflicht: Ab dem 1.1.2020 gilt für alle mit elektronischen Aufzeichnungssystemen erfassten Geschäftsvorfällen eine zwingende Belegausgabepflicht. Die inhaltlichen Anforderungen an den Beleg sind gesetzlich vorgegeben. Ein Beleg muss (mindestens) enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- die Transaktionsnummer,
- für jeden Steuersatz sind die Summen der Entgelte sowie der darin enthaltene Steuerbetrag aufzulisten; im Fall einer Steuerbefreiung muss ein entsprechender Hinweis aufgebracht sein,
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls,
- Betrag je Zahlungsart,
- Signaturzähler und
- Prüfwert.
Bei Kassen, die unter die Übergangsregelung bis zum 31.12.2022 fallen, entfallen Angaben des Signaturzählers und der Prüfwert.
Handlungsempfehlung:
Ausnahmsweise kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde aus Zumutbarkeitsgründen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Dies gilt auch bei Dienstleistungen.
Handlungsempfehlung:
Dringend ist anzuraten, eine Inventur der vorhandenen Kassensysteme zu erstellen und individuell zu prüfen, ob diese zumindest übergangsweise weiterverwendet werden dürfen und wie eine Neubeschaffungsstrategie aussieht. Generell ist bei Neuanschaffungen von Kassensystemen anzuraten, die Gesetzeskonformität bzw. die kurzfristige Nachrüstbarkeit der elektronischen Sicherheitseinrichtung vom Lieferanten/Hersteller bescheinigen zu lassen.